Wie HRS das Geschäft mit den kleinen Tagungen optimiert

Die Realität bei der Anfrage von Tagungen und Meetings mit weniger als 20 Personen ist für Hotels meist sehr arbeitsintensiv und unstrukturiert: Ein Mitarbeiter eines Unternehmens, meist ein Assistent und kein Entscheider, fragt alle möglichen Eckdaten und Möglichkeiten ab und dreht dann mehrere Schleifen mit der Tagungsabteilung des Hotels. Bevor es am Ende mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht zu einer Buchung kommt. Schließlich ist es üblich, dass mehrere Hotels parallel für die Firmenveranstaltung angefragt werden.

Auf Hotelseite führt diese Situation zu Frust bei den Mitarbeitern und beim Betreiber zu geringen Deckungsbeiträgen. Doch wie damit umgehen? Schließlich gehören die so genannten kleinen Meetings zum Brot-und-Butter-Geschäft und bescheren den Hotels schließlich einen nicht unerheblichen Umsatz. HRS, das sich immer mehr zum Technologieunternehmen für die Geschäftsreisebranche entwickelt, hat sich dieser Problematik angenommen und bietet nun auf der HRS Connect-Plattform eine Produktlösung für "einfache Meetings" an.

Hotels müssen ihre Meeting-Möglichkeiten detailliert im System hinterlegen

Im Zielbild bietet das Tool den Kunden von kleineren Meetings und Events die Möglichkeit, innerhalb weniger Minuten ein vollständiges und passendes Detailangebot inklusive Verfügbarkeitsprüfung und Buchungsbestätigung zu erhalten. Voraussetzung dafür ist, dass das Hotel die Eckdaten der Möglichkeiten einmalig in das HRS-System eingepflegt hat. 

Maja Ziemann, Sales Director Central Europe der Leonardo Hotels, nutzt die neue Möglichkeit und hat mit ihrem Team bereits 56 der 70 Leonardo-Häuser in Deutschland für die Direktbuchung auf der Tagungsplattform qualifiziert. Das heißt, pro Hotel werden die Inhalte auf Zimmerebene inklusive aller Preise für Tagungsleistungen einmalig in das HRS-System eingepflegt. Der Aufwand dafür liegt laut Ziemann bei etwa einer Stunde pro Haus, doch diese Zeit sei gut investiert, findet sie. 

"Wir erwirtschaften bei Leonardo mit unseren Tagungen rund 30 Millionen Euro im Jahr und haben ein zentrales Tagungsteam. Dennoch sind die Ressourcen begrenzt, weshalb wir sehr an optimierten Prozessen interessiert sind", berichtet Ziemann. Etwa die Hälfte des Veranstaltungsumsatzes entfalle auf die so genannten kleinen Meetings, die aber oft sehr abstimmungsintensiv seien. "Wenn wir hier über die Plattform einen hohen Automatisierungsgrad erreichen, können wir unsere Kapazitäten stattdessen besser für die großen Meetings einsetzen", meint Ziemann.

Die Kosten der Tagungspakete werden von Beginn an transparent dargestellt

Björn Nilse, Director of Hotel Solutions Sales bei HRS, rollt das Tool mit seinem Team seit einem Jahr aus und hat die Möglichkeiten immer weiter verfeinert. Rund 50.000 Hotelpartner nutzen derzeit die Plattform HRS Connect. Möglichst viele davon will er in seinem neuen Tagungs-System abbilden. Ein Grundprinzip der Überlegungen ist, dass der Kunde, also das Unternehmen, das ein Tagungshotel buchen will, auch nur die Ergebnisse angezeigt bekommt, die seinen zuvor gewünschten Präferenzen entsprechen.

"Wenn ich zum Beispiel eine U-Bestuhlung haben möchte, dann zeigt mir das System auch nur die Hotels an, die diese Bestuhlung in ihren Tagungsräumen überhaupt anbieten", berichtet Nilse. Außerdem wird bei der Auswahl immer transparent dargestellt, was das Hotel mit den gewünschten Tagungsleistungen auf Basis der Kundenwünsche kostet. "So erhalten die Kunden frühzeitig eine Kostenangabe und unpassende Angebote werden gar nicht erst angefragt", erklärt Nilse, wie das System die "Dissmatches" minimiert.

In der Testphase müssen die Hotels noch manuell bestätigen, dass die gewünschte Tagung so buchbar ist, wie sie über das System angeboten wird. Doch schon bald werden auch direkte Buchungen möglich sein, ist Nilse überzeugt. Die Aufwertung des Systems ist für die Hotelpartner kostenneutral, die Vergütung erfolgt wie bisher über die mit HRS vereinbarten Provisionssätze. 

Pascal Brückmann