Die richtige Hotel-Software finden - ein komplexer Prozess
PMS, Channel-Manager, Yield Management, CRM, IBE usw. Für eine Vielzahl von Aufgaben im Hotel werden Software-Lösungen angeboten. Der Markt für die Programme und Anbieter ist kaum mehr überschaubar. Doch wie findet man die exakt passende Lösung für das eigene Unternehmen? Michaela Papenhoff (Foto), Chefin von H2C, erklärt im Gespräch mit Hotel vor9, worauf es ankommt.
H2C
Michaela Papenhoff erklärt, worauf es bei der Software-Auswahl ankommt
Das Beratungsunternehmen H2C mit Sitz in Ratingen bei Düsseldorf ist in drei Geschäftsfeldern tätig. Der Bereich Qualitätsmanagement checkt den Content von Hotels in den Vertriebskanälen und optimiert ihn, wenn erforderlich. Hierfür kommt unter anderem die H2C-Software Contessa zum Einsatz. Der Bereich Marktforschung des Unternehmens veröffentlicht einmal eine umfassende Studie zum Einsatz von Hoteltechnologie. Hierfür werden rund 100 Hotelketten mit 4.000 Hotels und 600.000 Zimmern befragt. Die aktuelle Studie "Direct Booking Acceleration Study Research Highlights" wurde vor ein paar Tagen veröffentlicht und kann auf der Website von H2C heruntergeladen werden. Der dritte Geschäftsbereich der Consultants widmet sich dem Thema, die passende Software-Lösung für Hotels zu finden.
Licht ins Dickicht bringen
Wenn es um neue Software für Hotels geht, gibt es in der Zusammenarbeit mit H2C in der Regel zum Start eine Erstberatung in Form eines Strategie-Workshops. Hierbei wird die bisherige Software-Lösung unter die Lupe genommen und mit den Wünschen und dem Bedarf des Hotels abgeglichen. Das Procedere dauert in der Regel drei bis vier Tage und das Ergebnis kann auch sein, dass die bestehenden Systeme die Bedürfnisse des Hotels gut abdecken und nur eine Ergänzung oder ein partieller Austausch erforderlich sind. Für diesen ersten Teil ist mit Kosten zwischen 2.500 bis 5.000 Euro zu rechnen.
Ausschreibung, oder nicht?
Am Ende des Strategie-Workshops steht meist die Entscheidung an, ob eine Ausschreibung durchgeführt wird. Falls ja, kann das Hotel die Aufgabe selbst oder in Kooperation mit H2C durchführen. Entweder nehmen die Experten eine begleitende Rolle ein oder führen die Ausschreibung komplett durch. Aus einem Pool mit mehreren hundert Software-Anbietern werden die geeigneten herausgefiltert und zur Teilnahme an der Ausschreibung aufgefordert.
Fallstricke bei der Auswahl
Nachdem geklärt ist, welche Aufgaben mit Hilfe der Software-Lösung erledigt werden sollen, ist ein Detail zu klären, welche Daten wofür genau bereitgestellt werden müssen. Eine entscheidende Frage ist, ob die verschiedenen Softwarekomponenten miteinander verbunden werden können. Der Trend geht zu Anbietern mit "open APIs", also offenen Schnittstellen, erklärt Papenhoff. Es gibt Anbieter, die umfassende Lösungen anbieten, aber nur ihre eigenen Komponenten integrieren. Hierfür werden von den Software-Häusern oft Sicherheitsaspekte ins Feld geführt. Ein Argument, dem Papenhoff nur bedingt folgen kann. Oft stehe der Verkauf der eigenen Software im Vordergrund. Grundsätzlich könne man vieles zusammenführen, meint Papenhoff. "Die Frage ist nur, wie aufwendig das ist."
Unabhängigkeit ist Voraussetzung
Die Arbeit von H2C erfolgt auf unabhängiger Basis. Auftraggeber sei immer das Hotel und es gebe keine Provision von den Softwarelieferanten. "Das ist Voraussetzung", betont die Geschäftsführerin. Auch die letztendliche Entscheidung, welche Software zum Einsatz kommt, trifft immer das Hotel und nie der Consultant. Auf die leicht provokante Frage, ob man die Verantwortung abschieben wolle, lächelt Papenhoff und meint: "Wir stehen sowieso in der Verantwortung." Wichtig im ganzen Prozess der Zusammenarbeit sei, dass "Kompetenz im Hotel gelassen wird". Schließlich müssen die Hotelmitarbeiter täglich mit der Software arbeiten.
Frank Winter