Wie ein Münchener Traditionshotel die Moderne ins Haus holt

Im Münchener Hotel Prinzregent pflegt man die bayerische Kultur. Die Zimmer sind traditionell mit sehr viel Holz und im Landhausstil eingerichtet, das Servicepersonal spricht im bayerischen Dialekt und arbeitet im Trachtenlook. Gäste werden hier seit dem 18. Jahrhundert beherbergt und bewirtet. Damals hieß der Betrieb noch „Alter Wirt“ und befand sich in einer Poststation. Längst aber ist daraus ein modernes Hotel mit 91 Zimmern, Suiten und drei Tagungsräumen geworden.

Ohne die Mitarbeiter klappt es nicht

Um den Betrieb aber nicht wie dereinst eher hemdsärmelig zu führen, wollte Geschäftsführer Christian Biermann alte Routinen aufbrechen. Allerdings behutsam und nicht dadurch, dass plötzlich das komplette Haus umgekrempelt wird. Durch Messe-Besuche und Gespräche mit anderen Hoteliers erfuhr Biermann von digitalen Möglichkeiten, um sein Traditionshaus in die Zukunft zu führen. Auch im Team wurde diskutiert: „Wir fragen uns in regelmäßigen Abständen, ob Prozesse sinnvoll sind und einen Mehrwert für uns beziehungsweise unsere Gäste liefern“, verdeutlicht Biermann die gefühlte Notwendigkeit, etwas zu optimieren. Für den Hotelier war absolut klar: „Ohne die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, klappt das nicht.“

In der Folge sammelten er und sein Team Infos zu neuen technologischen Möglichkeiten, überprüften den durch die Anbieter versprochenen Nutzwert für das Prinzregent – und schmissen vor Jahren als erstes die Minibars raus, „da wir sie nicht mehr für zeitgemäß und nachhaltig hielten“. Stattdessen gibt es jetzt in der Lobby eine Honesty-Box ohne Personal, bei der jeder Gast frei bestimmt, wie viel er für Snacks und Drinks bezahlt.

Die Größe und Unternehmensform des Prinzregent sei für eine solche Änderung eher förderlich, so Biermann. „Inhabergeführte Hotels können sehr schnell Entscheidungen treffen und neue Wege gehen“, man könne dadurch sogar „innovativer und moderner sein als große Ketten.“

Ein bunter Strauß an digitalen Möglichkeiten

Die Saat war ausgesät, in der Folge wurden in kurzen Abständen neue Systeme implementiert und Workflows optimiert. Im Jahr 2015 wurde über die Software Hotelkit die interne Kommunikation zentralisiert, was die Absprache der einzelnen Abteilungen vereinfachte. 2018 folgte eine digitale Zeiterfassung und einfachere Lohnabrechnung durch das Programm HR-Planday, worüber auch die Personalkosten transparenter gestaltet würden. Die Finanzbuchhaltung wird seit 2019 über Datev digitalisiert und im Jahr 2020 setzte das Team auf das KI-gestütze Revenue Management System Duetto. Um den Mice-Bereich zu stärken, wurde 2021 mit der Software-Lösung Cannyboard ein digitales Whiteboard inklusive einer Kamera für hybride Meetings angeschafft, zusammen mit dem cloudbasierten PMS Mews und dem Tool Gastronovi, welches vereinfachte Zahlungen aufgrund automatischer Zahlungsvorgänge erlaubt.

Der Arbeitsaufwand für die Digitalisierung war überschaubar

Der Aufwand sei für jede digitale Möglichkeit überschaubar gewesen, wie er angibt. Hat sich das Team einmal auf eine Lösung geeinigt, dauerte die Implementierung „mit Vor- und Nachbearbeitung mindestens vier bis sechs Wochen“. Investiert habe Biermann bislang „sicherlich einen hohen fünfstelligen Betrag“. Ob sich die Investition rechnet, ist für Biermann keine Frage von Cent oder Euro, der Benefit seien „bessere Prozesse und zufriedenere Mitarbeiter“. Allein schon deswegen, weil er sie von vornherein in die Entscheidungsfindung einbezogen hat. „Wenn die Mitarbeiter in die Auswahl, die Entscheidung und die Schritte der Umsetzung aktiv involviert sind, können die neuen Technologien schneller und dauerhafter integriert werden.“

Sven Schneider