Hotel-Digitalisierung: "Irgendwann kann es zu spät sein"

Seit einigen Jahren streben immer mehr Anbieter von digitalisierten Hotel-Management-Systemen auf den Markt, um Hoteliers dabei zu helfen, Kosten zu sparen, Prozesse wie den Check-in und Check-out und den Room-Service zu optimieren und die Guest Journey auf ein neues Level zu heben. Allerdings gibt es dabei einiges zu beachten. „Nicht jeder digitalisierte Prozess verschafft Zeit und ist smart“, weiß Dirk Klein, Digital Officer des Greenline Haffhus Hotel & Spa am Stettiner Haff in Mecklenburg-Vorpommern. „Man muss sich einfach überlegen, was möchte ich digitalisieren, wo haben wir viele Bauchschmerzen, was sorgt für viel Aufwand, wo fehlen uns Daten und ob der digitalisierte Prozess auch wirklich Zeit sparen kann.“

Ein aufwendiger Prozess, dem sich das Team des bereits zuvor energieautarken und nicht am öffentlichen Stromnetz hängenden Hotels in der zurückliegenden Zeit der Corona-Pandemie stellte und am Ende das Konzept „Haffhus 360°“ entwickelte, welches auf den Säulen Energie und Digitalisierung fußt. Jetzt werden alle Prozesse des Hotels wie das Energiemanagement, der Check-in, der Zimmerservice, das Roomkeeping und die Gästekommunikation komplett über eine Hotel-Management-Software gesteuert und effizienter sowie ressourcenschonender gestaltet.

Alle Prozesse sind auf einen Blick ersichtlich

Und es gibt noch einen weiteren positiven Effekt: Für das Konzept erhielt das Haffhus im Jahr 2021 den Tourismuspreis Mecklenburg-Vorpommern. Unter anderem, weil durch die gewählte Lösung nun der Energieverbrauch aller Hotelbereiche und Komponenten auf einem einzelnen Energie-Dash-Board angezeigt wird und auf einen Blick ersichtlich ist. „Früher hatte man dafür auf seinem Rechner bis zu 25 verschiedene Fenster offen.“

Durch Schnittstellen lassen sich die Heizkörper einstellen, Bestellungen beim Room-Service ordern, die Öffnungszeiten der Sauna ersehen, Reservierungen tätigen und noch vieles mehr. Dafür sind In-Room-Tablets der Schlüssel, der Gast muss jetzt nicht mehr runter in die Lobby gehen oder an der Rezeption anrufen, sondern einfach nur noch das Tablet nutzen.

Allerdings war es nicht ganz so einfach, einen passenden Software-Anbieter für das Vorhaben zu finden. Mittlerweile gibt es an Hotel-Management-Lösungen keinen Mangel mehr, es gibt Anbieter wie Hotelbird, Betterspace, ASA, Controme und noch viele mehr, die alle unterschiedliche Ansätze verfolgen. Dirk Klein entschied sich am Ende für die Lösung Better-Hotel des Software-Unternehmens Betterspace, mit denen er im Rahmen des Energiemanagements bereits seit 2016 zusammenarbeitet.

Energiemanagement-Lösungen werden immer wichtiger

Better-Hotel ist eine modular aufgebaute Lösung, die an das PMS des Hotels angeschlossen ist und auf den Säulen Energiemanagement, Gästekommunikation und Check-in / Check-out fußt. Das Unternehmen hat nach sieben Jahren des Bestehens 1.700 Kunden in neun Ländern, die meisten davon im DACH-Raum. War lange Zeit die digitale Gästemappe noch das beliebteste Element, hat sich das Kundeninteresse mittlerweile ein wenig verschoben, wie Benjamin Köhler, Managing Director von Betterspace, konstatiert. Während der Pandemie suchten Hoteliers nach Möglichkeiten, kontaktlos mit den Gästen zu interagieren und sie zu informieren, aber „beim Übergang von der Corona-Krise zur Energiekrise wandelte sich das Bild und unsere Energiemanagement-Lösung Better-Energy wurde stärker nachgefragt.“

Dass der Bedarf an einer solchen Lösung nach der Energiekrise wieder abebben wird, glaubt Köhler nicht. Seiner Ansicht nach funktioniere die Welt immer digitaler und an der Digitalisierung komme „letzten Endes keiner vorbei“. Er ist sicher: „Wer die Wirtschaftlichkeit seines Hotelbetriebs nachhaltig und langfristig sichern will, muss digitalisieren.“ Auch, wenn die Suche nach einem geeigneten System und den individuell benötigten Services aufwendig ist – man müsse sich dafür Zeit nehmen.

Einen geeigneten Zeitpunkt gebe es dafür letztendlich nie, wie Köhler sagt. „Im Endeffekt ist das wie bei der Frage nach der Schwangerschaft. Auch hierfür gibt es keinen perfekten Zeitpunkt, aber irgendwann kann es zu spät sein.“

Sven Schneider