Erfolgreich führen mit einem gut strukturierten Organigramm

Mitarbeiter beschweren sich über die Arbeitslast, Projekte ziehen sich, Entscheidungen fallen schwer und jede Kleinigkeit landet auf dem Tisch des Chefs. Solche Probleme zeigen, dass die Struktur im Unternehmen nicht optimal ist. Es fehlen Hierarchien, Entscheidungsträger und Rollen. Trainerin Wibke Rissling-Erdbrügge erklärt, wie man das ändert und ein klares Organigramm entwickelt.

Organigramm Unternehmensstruktur Führung iStock Zentangle.jpg — iStock/Zentangle

Ein gut strukturiertes Organigramm schafft Klarheit und entlastet alle im Unternehmen

Ein gut strukturiertes Organigramm schafft klare Rollen, feste Zuständigkeiten und etablierte Kommunikationswege. Wenn alle wissen, wer wofür zuständig ist, reduzieren sich Rückfragen und Unsicherheiten deutlich. Es sorgt dafür, dass Deine Mitarbeitenden sich an die richtigen Ansprechpartner wenden und die operativen Aufgaben direkt geregelt werden – ohne, dass Du als Chef oder die Chefin immer eingebunden wirst. Das entlastet Dich und hilft, das Arbeitsklima im Team zu verbessern.

Aber was genau sollte in einem Organigramm enthalten sein? Die Führungsebene liegt oben, mit klar definierten Abteilungsleitungen, die jeweils für spezialisierte Teams verantwortlich sind. Dieses Modell schafft eine Struktur, bei der die Kommunikation und Aufgabenverteilung logisch und geordnet erfolgen. So wissen Mitarbeitende immer, an wen sie sich wenden müssen, was eine produktive und harmonische Zusammenarbeit stärkt.

Organigramm als Strukturhilfe im Reiseunternehmen

Gerade in der dynamischen Reisebranche führt ein fehlendes Organigramm, ein bestehendes, das nicht eingehalten wird oder ein Organigramm, das unklar strukturiert ist, zu erheblichen Problemen:

Mitarbeiter, die sich ausschließlich untereinander abstimmen sollen, sind überfordert, es kommt zu Reibungen oder gar Konflikten. Mitarbeiter, die sich immer wieder an die Geschäftsführung wenden, um verbindliche Entscheidungen zu bekommen, umgehen ihre Teamleitung und überfordern so die Führungsebene. Hier ist Disziplin in der Einhaltung von Strukturen notwendig.

Teamleitungen, die keine klaren Kompetenzen, Befugnisse uns Ressourcen haben, sind zahnlose Tiger und folglich mit ihrer Führungsrolle überfordert.

Zusätzlich hilft der Geschäftsführung ein Organigramm, die eigene Rolle besser zu definieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, statt in jeden operativen Prozess involviert zu sein. Es verhindert, dass wichtige Projekte liegen bleiben, nur weil ständig kleinere Anfragen an der Führungsspitze landen. Die Struktur schafft Klarheit, reduziert Stress und stellt sicher, dass alle Abteilungen ihre Ziele effektiv erreichen.

Sechs Schritte zur guten Firmenstruktur

Wie kann ein mittelständisches Reiseunternehmen nun ein gutes Organigramm und eine klare Struktur entwickeln? Hier sind die sechs Schritte, die helfen:

Unternehmensziele definieren: Stelle sicher, dass alle im Unternehmen wissen, wohin die Reise geht. Klare Ziele helfen dabei, ein Organigramm zu entwickeln, das die richtigen Schwerpunkte setzt und die Vision des Unternehmens unterstützt.
Organigramm entwickeln, das die Unternehmensziele fördert: Ein Organigramm sollte nicht nur eine Hierarchie abbilden, sondern aktiv die Zielsetzung Deines Reiseunternehmens unterstützen. Überlege, welche Abteilungen notwendig sind, welche Aufgaben gebündelt werden können und wie die Verantwortlichkeiten sinnvoll verteilt sind.
Führungskräfte auswählen und legitimieren: Eine klare Hierarchie funktioniert nur mit Führungspersönlichkeiten, die ihre Rolle ernst nehmen und akzeptiert werden. Wähle daher Führungskräfte sorgfältig aus und stelle sicher, dass sie das Vertrauen des Teams genießen und Ziele erreichen.
Führungskräften Zuständigkeiten, Ziele und Ressourcen zur Verfügung stellen: Nichts ist frustrierender als eine Führungsrolle ohne Befugnisse. Gib' Abteilungsleitern die nötigen Mittel, um effektiv arbeiten zu können und definiere klare Zuständigkeiten und Ziele.
Eigene Rolle als Geschäftsführung definieren und Grenzen setzen: Als Chef ist es wichtig, sich selbst als strategischen Lenker zu sehen und nicht ständig in die Details einzugreifen. Kläre Deine Aufgaben und halte Dich an diese Abgrenzung, um die eigene Zeit und Energie gezielt einsetzen zu können.
Führungsteam führen, nicht das ganze Unternehmen: Statt direkt alle Mitarbeiter zu koordinieren, setze auf Deine Abteilungsleitungen. Delegiere Verantwortungen und lass' das Führungsteam die operativen Aufgaben regeln. So konzentrierst Du Dich auf die strategischen Aufgaben und kannst Deine Energie auf die Weiterentwicklung des Unternehmens lenken.

Sobald das Organigramm steht, ist es wichtig, regelmäßig Feedback zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen. Ein Organigramm ist kein starres Konstrukt, sondern sollte sich mit dem Unternehmen entwickeln. Ermutige Führungskräfte, Ideen einzubringen und sich aktiv an der Verbesserung der Struktur zu beteiligen. So stellst Du sicher, dass das Unternehmen flexibel bleibt und schnell auf Veränderungen reagieren kann.

Autorin Wibke Rissling-Erdbrügge von WRE Training für Touristiker arbeitet seit 20 Jahren als Trainerin, E-Learning-Expertin und Coach für Reiseunternehmen. In Zusammenarbeit mit Counter vor9, Reise vor9 und Hotel vor9 veranstaltet sie die kostenlose E-Learning-Reihe Fit in 30 Minuten.