Warum Schnittstellen für den Hotelbetrieb so wichtig sind

Gut funktionierende Schnittstellen zwischen den Systemen, die in einem Hotelbetrieb zum Einsatz kommen, können eine enorme Erleichterung im Hotelalltag schaffen und so die aktuell größte Herausforderung – den Personalmangel – abfedern. Es lohnt sich, hier ein Idealbild der perfekten Systemlandschaft zu zeichnen und sich bewusst zu machen, welche Arbeitsschritte aktuell am meisten Aufwand generieren und gleichzeitig wenig Mehrwerte für Gäste bieten. Hotelgäste können viele der administrativen Tätigkeiten, die bisher vom Hotelpersonal erledigt wurden, weitgehend selbstständig erledigen. Das heißt Buchung, Bezahlung, Check-in, Türöffnung, Rechnungsversand, etc. erfolgen ganz ohne Eingriffe von den Mitarbeitenden.

Welche Schnittstellen Sie für eine Automatisierung brauchen

Damit alle Informationen, die Gäste bereits bei der Hotelbuchung angeben, nicht verloren gehen und eine Buchung, die auf der Website oder sonstigen Buchungsplattformen getätigt wird, ohne manuelle Eingriffe im Property Management System (PMS) oder der Hotelsoftware verbucht wird, ist eine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen sinnvoll.

Eine Guest-Journey-Software ermöglicht Ihnen, Ihren Gästen alle Informationen über die Reservierung bereitzustellen. Mit der Guest-Journey-Software können Ihre Gäste direkt nach der Buchung auf digitalem Wege begleitet werden. Gäste erhalten sofort eine automatisierte Bestätigung mit allen wichtigen Informationen und können dann mit einem Klick per Web-App die Reservierung einsehen und bereits alle Informationen für den digitalen Meldeschein eintragen. Der Check-in erfolgt ebenso über die Guest-Journey-Software. Für keinen Schritt ist somit ein Eingriff vom Personal notwendig, der gesamte Hotelaufenthalt kann selbstständig von den Gästen über das eigene Smartphone gemanagt werden.

Automatisierung schafft Zeit für persönlichen Kontakt

Eine Schnittstelle zwischen Ihrem PMS und der Guest-Journey-Software ermöglicht außerdem, dass Ihre Gäste sämtliche Funktionen, die bisher an der Rezeption mit Unterstützung des Hotelpersonals erledigt wurden, nun digital mit dem eigenen Smartphone erledigen können. Das umfasst alle administrativen Tätigkeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen und nur wenig Mehrwert für Mitarbeitende und Gäste bringen. 

Beispielsweise das Ausfüllen des Meldescheins, die Authentifizierung des Personalausweises oder Reisepasses, die Buchung von Services und Zusatzleistungen, der Check-out oder der Rechnungsversand. Die persönliche Begrüßung und Betreuung kann natürlich nicht ersetzt werden. Der persönliche Kontakt soll mit Hilfe von digitalen Lösungen gestärkt werden, da mehr Zeit für das persönliche Gespräch bleibt.

Auch Zahlung und Zimmerkarten ohne zusätzliche Arbeit

Eine Schnittstelle zwischen der Guest-Journey-Software und Ihrem Payment-System ermöglicht es, noch weitere Prozesse zu digitalisieren. Die Zahlung kann so von den Hotelgästen beispielsweise schon vor dem Check-in erledigt werden. Das funktioniert ebenso über die Web-App der Guest-Journey-Software. Die Schnittstelle ermöglicht es, dass die Zahlung sofort entsprechend verbucht wird – ohne manuelle Eingriffe vom Hotelpersonal. 

Mit einer Schnittstelle zu Ihrem Schließanlagenhersteller kann zusätzlich über die Web-App die Ausgabe der Zimmerkarten digitalisiert und automatisiert werden. Die Zimmerkarten können entweder von Gästen in der Web-App der Guest-Journey-Software eingesehen und Hoteltüren per Slide geöffnet werden – oder Gäste können an einem Self-Service Check-in Kiosk die Zimmerkarten selbstständig codieren, indem Sie einfach die Buchungsnummer angeben, sich einloggen und dann den Check-in erledigen.

Haben Sie Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie das straiv-Team für mehr Informationen zur digitalen Guest Journey in Ihrem Hotel.

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